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I DOCUMENTI PER IL PATENT BOX

Riassumiamo di seguito quali documenti sono necessari per presentare l’istanza di ruling per il Patent Box e quelli richiesti per fornire le informazioni integrative, facendo riferimento agli obblighi richiesti alle grandi imprese.

In base all’articolo 1 della legge n. 190/2014, se si è verificato un uso diretto dei beni immateriali, il loro contributo economico deve essere calcolato in base a un preventivo accordo con l’Amministrazione finanziaria: questo accordo deve essere gestito tramite una procedura di ruling apposita.

Documenti richiesti per l’istanza di ruling

  • Dati anagrafici, partita Iva, Codice fiscale e l’indicazione del domiciliatario per inviare le comunicazioni;
  • Occorre indicare l’oggetto dell’accordo (ad esempio, contributo economico nel caso di un utilizzo diretto, plusvalenza, operazioni infragruppo);
  • Occorre specificare la tipologia dei beni immateriali interessati;
  • Indicazione sul vincolo di complementarietà di tali beni, se presente;
  • Descrizione su quale o quali attività di ricerca e sviluppo sono state svolte e del loro collegamento diretto con i beni immateriali;
  • Firma del legale rappresentante.

Documenti richiesti per le informazioni integrative

  • Documentazione atta a individuare in modo analitico i beni intangibili;
  • Indicazione dettagliata sul vincolo di complementarietà dei beni immateriali utilizzati in modo congiunto;
  • Descrizione chiara sull’attività di ricerca e sviluppo che è stata svolta e il suo collegamento diretto con i beni immateriali;
  • Indicazione dettagliata dei metodi e dei criteri di calcolo per il contributo economico portato dai beni immateriali e i motivi per cui sono stati scelti;
  • Indicazione sulle società del gruppo con cui sono svolte le operazioni;
  • Indicazione analitica sui canoni che sono derivati dalla concessione e dei costi fiscalmente rilevanti;
  • Indicazione analitica sui metodi e sui criteri di calcolo adottati per quantificare la plusvalenza.

Documenti richiesti per l’istanza di ruling alle piccole e medie imprese

Sulla base di quanto stabilito dall’articolo 3, provvedimento 1/12/2015, l’istanza di ruling per il Patent Box, che dev’essere presentata dalle piccole e medie imprese (PMI), presenta alcune differenze rispetto a quanto elencato nella precedente lista.
In particolare, devono solo fornire:

  • L’individuazione analitica dei beni intangibili che hanno prodotto la quota di reddito agevolabile dal Patent Box tramite il loro uso diretto;
  • L’indicazione dettagliata del vincolo di complementarietà, se presente, dei beni immateriali usati in modo congiunto come se fossero un unico bene, nell’ambito della creazione di un prodotto o di un processo. Dopo la legge di stabilità del 2016, il vincolo di complementarietà può riguardare anche beni di tipo diverso, se utilizzati in modo congiunto e questo vale retroattivamente anche per l’anno 2015 (vedere circolare n. 11/E/2016);
  • La descrizione delle attività di ricerca e sviluppo direttamente collegate allo sviluppo, al mantenimento e all’accrescimento di valore dei beni immateriali oggetto dell’agevolazione.

Si evince quindi che, a differenza delle grandi imprese, le PMI non devono illustrare quali metodi e criteri di calcolo hanno utilizzato – e perchè – per quantificare il contributo economico portato dai beni agevolati.
Nel caso in cui non vengano presentati, tali metodi potranno essere stabiliti in contraddittorio con l’ufficio, durante la procedura di accordo preventivo successiva.

A chi vanno inviati i documenti del Patent Box

Le imprese, per gli anni 2015-2016, devono trasmettere telematicamente l’opzione, utilizzando l’apposito modello: in tal caso è sufficiente indicare i dati anagrafici e l’anno da cui decorre il regime.
Dal 2017, invece, potranno esercitare l’opzione nella dichiarazione dei redditi (utilizzando, per il 2017, l’Unico 2018).

La documentazione per l’istanza di ruling e quella integrativa devono essere inviate tramite raccomandata o con consegna diretta: le competenze riguardanti chi debba gestire le istanze di ruling e la documentazione che le accompagna sono state chiarite nel provvedimento 6/05/2016.
Tale provvedimento stabilisce che, a prescindere dall’ufficio che ha ricevuto l’istanza, i documenti integrativi presentati dopo il 6 maggio 2016 vanno inoltrati alle Direzioni regionali di riferimento dell’Agenzia delle Entrate e alle Direzioni Provinciali di Trento e di Bolzano.
Va fatta però una distinzione basata sull’entità dei volumi d’affari:

  • Se tali volumi sono uguali o maggiori di 300.000.000 di euro (sulla base dell’ultima dichiarazione dei redditi presentata prima dell’invio dell’istanza), la dichiarazione integrativa va presentata all’Ufficio Accordi preventivi e controversie internazionali dell’Agenzia delle entrate, Direzione Centrale Accertamento, Settore Internazionale;
  • Se sono inferiori a 300.000.000 di euro sui invia la documentazione alle Direzioni regionali di riferimento dell’Agenzia delle Entrate e alle Direzioni Provinciali di Trento e di Bolzano.

Occorre fornire la copia dell’istanza su un supporto elettronico, come stabilito dal provvedimento del 1/12/2015, articolo 2: tale supporto va creato insieme alla documentazione integrativa.
La documentazione da allegare all’istanza, vista la mole considerevole che la costituisce, può essere prodotta solamente su formato elettronico, in quanto non è obbligatorio allegare la parte cartacea. Deve essere inviata entro 120 giorni, anche se l’Agenzia delle Entrate ha concesso una proroga a 150 giorni per le istanze che sono state inviate entro il 31 marzo 2016.


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Cosa succede se non si presenta in tempo l’istanza di ruling o i documenti integrativi?

Nel caso in cui l’istanza o i documenti integrativi non siano stati presentati entro i termini previsti, l’opzione di Patent Box non avrà alcuna efficacia, ma questo non comporterà alcuna conseguenza ai danni del contribuente. Egli, anzi, potrà presentare l’opzione negli esercizi successivi.
Più dettagliatamente: per chi ha presentato l’istanza semplificata di ruling nel 2015 ma adesso, allo scadere dei 150 giorni, non integra la documentazione, l’opzione non produce alcun effetto. In tal caso, se l’istanza viene ripresentata nel 2016 e correttamente integrata con la relativa documentazione , l’opzione Patent Box produce i suoi effetti per 5 anni a partire dal 2016.
Chi ha presentato l’istanza nel 2015, ma non ha esercitato l’opzione entro la fine di tale anno, può presentare comunque la comunicazione telematica di opzione entro ol 30/09/2016 e pagare una sanzione ridotta di 250 euro.: questa procedura viene chiamata di remissione in bonis.

I documenti probatori sui requisiti dei beni agevolati

La circolare n. 11/E/2016 parla anche della documentazione probatoria riferita ai requisiti dei beni immateriali agevolati dal Patent Box, che deve essere trasmessa all’Agenzia delle Entrate: tali documenti vanno trasmessi all’interno della documentazione integrativa, quella da inviare nei 150 giorni successivi.
In cosa consistono tali documenti probatori?
Li elenchiamo nel dettaglio:

  • Software: occorre allegare una dichiarazione sostitutiva che ne testimoni la titolarità dei diritti esclusivi e la validità dei requisiti di tutela, creatività e originalità. In questo modo il software può essere definito come opera di ingegno. Occorre specificare il negozio in cui è stato acquistato, se fatto a titolo derivativo, e inserire la descrizione del software: a tale descrizione può essere allegata una copia del programma fatta su un supporto ottico non modificabile;
  • Brevetti: per quelli in corso di concessione va allegata la ricevuta riguardante il deposito della domanda, mentre per quelli già concessi il relativo attestato. Inserire anche i riferimenti delle banche dati da cui si possono ottenere queste informazioni oppure i relativi documenti;
  • Marchi: per quelli in corso di registrazione occorre fornire la ricevuta del deposito della domanda, per quelli registrati va allegato, invece, l’attestato del primo deposito oppure l’ultimo attestato di rinnovo. Anche in questo caso vanno forniti i riferimenti delle banche dati da cui si possono ottenere queste informazioni oppure i relativi documenti;
  • Disegni e modelli: comprendendo in questa categoria sia quelli già registrati che quelli da registrare, per quelli in corso di registrazione occorre fornire la ricevuta del deposito della domanda, per quelli registrati va allegato l’attestato di registrazione. Non bisogna dimenticare, anche per questa categoria, di fornire i riferimenti delle banche dati da cui si possono ottenere queste informazioni oppure i relativi documenti;
  • Disegni e modelli comunitari con requisiti di registrabilità: va fornita una dichiarazione sostitutiva che attesti il possesso degli esclusivi diritti su di essi, la validità dei requisiti di tutela e la data e l’evento in occasione dei quali sono stati mostrati al pubblico per la prima volta. Occorre anche specificare il negozio in cui sono stati acquistati, se a titolo derivativo;
  • Disegni industriali: occorre allegare una dichiarazione sostitutiva per tutti quelli che possiedono un valore artistico e caratteri di creatività, che ne attesti il possesso degli esclusivi diritti su di essi, la validità dei requisiti di tutela, il nome e la data di morte dell’autore (se non è più in vita). Occorre anche specificare il negozio in cui sono stati acquistati, se a titolo derivativo
  • Informazioni aziendali ed esperienze tecnico-industriali (giuridicamente tutelabili): fornire una dichiarazione sostitutiva che ne attesti la legittima detenzione, specificando il negozio in cui sono state acquistate, se a titolo derivativo, e la validità dei requisiti di tutela. Per queste categorie, la dichiarazione sostitutiva deve contenere anche ulteriori informazioni:
    – una descrizione sulle esperienze e sulle informazioni che ne permetta l’individuazione e le relative fonti documentali, sia interne che esterne all’azienda;
    – deve essere attestato che tali esperienze e informazioni non sono conosciute o accessibili per gli esperti e gli operatori del settore, nè nel loro insieme, né nella combinazione dei loro elementi. Occorre indicare la materia e il settore di esperti e operatori e i motivi che giustifichino tale conclusione;
    – deve essere attestato che il loro segreto possesso abbia un effettivo valore economico, giustificando le motivazioni di tale affermazione;
    – devono essere attestate le misure prese per garantire la segretezza delle informazioni, descrivendole nel dettaglio e giustificandone l’adeguatezza in relazione alle circostanze.

Riassumendo, la circolare n.11/E/2016 rende noto come tutta questa documentazione integrativa debba avere come obiettivo quello di ricostruire il reddito agevolabile dal Patent Box nel dettaglio.
In questa fase, inoltre, non occorre presentare alcun documento che serva a determinare il nexus ratio.

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